Pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran: Definisi, Fungsi, Tujuan, Tugas, dan Karakteristiknya
Pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran - Bahasan materi manajemen pada bagian ini akan dijelaskan secara lengkap mengenai apa itu manajemen administrasi perkantoran, diantaranya meliputi: pengertian manajemen administrasi perkantoran, definisi, fungsi manajemen administrasi perkantoran, tujuan manajemen administrasi perkantoran, tugas-tugas manajemen administrasi perkantoran, ruang lingkup manajemen administrasi perkantoran, aspek-aspek manajemen perkantoran, karakteristik manajemen administrasi perkantoran dan contoh-contoh manajemen administrasi perkantoran.
Pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran
Apa yang dimaksud dengan Manajemen Administrasi Perkantoran? Secara umum, pengertian manajemen administrasi perkantoran adalah suatu rangkaian tindakan pengelolaan data dan informasi dalam merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan sampai menyelenggarakan dengan tertip pada pekerjaan administrasi perkantoran untuk bisa menunjang pada tercapainya tujuan organisasi tersebut secara sistematik.
Secara garis besarnya, manajemen perkantoran merupakan suatu rangkaian aktivitas rutin dalam merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arahan dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan suatu kegiatan secara rutin dan tertip.
Pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli
Agar anda lebih memahami definisi Manajemen Administrasi Perkantoran dari sudut pandang yang berbeda, pendapat para pakar dibidang manajemen ini bisa anda jadikan sebagai rujukan. Berikut beberapa pengertian manajemen administrasi perkantoran menurut pandapat para ahli:
Institute of Administrative Management (1990)
Sebuah Institute of Administrative management mengatakan bahwa manajemen perkantoran merupakan salah satu cabang ilmu manajemen yang memiliki fokus terhadap layanan untuk memperoleh, mencatat dan menganalisis segala informasi baik itu untuk merencanakan maupun mengkomunikasikannya yang berguna dalam mengamankan suatu aset organisasi serta mempromosikan layanan administrasi secara mandiri dalam mencapai tujuan organisasi.
Arthur Granger (1958)
Arthur Grager, yang merupakan pakar dalam ilmu administrasi berpendapat bahwa administrasi perkantoran memiliki fungsi pada tata penyelenggaraan terhadap pelayanan dan komunikasi warkat dari sebuah organisasi.
Dra. Suparjati
Menurut Dra. Suparjati, definisi administrasi perkantoran merupakan suatu proses kerja sama di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen.
George Robert Terry (1966)
George Robert Terry yang merupakan Profesor Bisnis di Ball State University mendefinisikan administrasi perkantoran sebagai suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan dalam lingkup perkantoran serta menjadi penggerak bagi mereka yang menjalankannya agar tujuan yang ditetapkan bisa terlaksana.
Kallaus & Keeling
Menurut pendapat Kallaus & Keeling, Administrative office is the process of planning, organizing adn controlling all the information related activities and of leading or directing people to attain teh objective of the organization
Fungsi Manajemen Administrasi Perkantoran
Fungsi utama dari Manajemen Administrasi Perkantoran ini yaitu untuk memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan suatu kegiatan secara efektif dan esisien, sehingga dapat memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya yang mencakup ruang lingkup perusahaan.
Secara umum terdapat lima fungsi manajemen administrasi perkantoran dalam kaitanya dengan operasional suatu organisasi. Dari ke- lima fungsi administrasi perkantoran tersebut, berikut adalah uraiannya:
- Fungsi Rutin - Fungsi ini merupakan fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
- Fungsi Teknis - Fungsi ini merupakan fungsi administrasi yang memerlukan pendapat, keputusan, serta keterampilan perkantoran yang mumpuni.
- Fungsi Analis - Fungsi ini merupakan fungsi administrasi yang memerlukan cara berpikir kritis dan kreatif serta kemampuan memutuskan sesuatu dengan cepat dan tepat.
- Fungsi Interpersonal - Fungsi ini merupakan fungsi administrasi yang memerlukan analisis dan penilaian sebagai dasar dalam memutuskan sesuatu serta keterampilan dalam berkomunikasi dengan orang lain.
- Fungsi Manajerial - Fungsi ini merupakan fungsi administrasi yang memerlukan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, memberikan motivasi.
Tujuan Manajemen Administrasi Perkantoran
Berdasarkan pada pengertian manajemen administrasi perkantoran yang sudah disebutkan di atas, tujuan utama dari dibentuknya manajemen administrasi perkantoran adalah supaya tujuan sebuah perusahaan dapat tercapai secara efektif dan efisien serta memenuhi syarat dari sisi teknis, ekonomi, dan psikologis.
Menurut George Robert Terry dalam bukunya yang berjudul "Office Management and Control", menyebutkan bahwa tujuan dari manajemen administrasi perkantoran adalah seperti berikut:
- Memberikan semua keterangan selengkap-lengkapnya dan diperlukan siapa, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien.
- Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
- Membantu perusahaan memelihara persaingan.
- Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
- Membuat catatan dengan biaya minimal
Aspek-Aspek Manajemen Perkantoran
Dalam manajemen perkantoran terdapat beberapa aspek tujuan yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:
- Manajemen dan pengarahan
- Tata laksana/penyelenggaraan
- Pelaksana secara efisien
- Manajemen
- Pengawasan
- Pengendalian dan pengawasan
- Pengarahan dan pengawasan
- Pengarahan
- Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian
Faktor-faktor manajemen perkantoran menurut Edwin Robinson dapat dikelompokkan menjadi 4 bagian, yaitu :
- Pegawai
- Material perlengkapan
- Persayaratan
- Metode
Adapun fungsi-fungsi yang terkait dengan administrasi menurut H.Mac Donald (office management) biasa dikaitkan dengan 6 hal utama, yaitu :
- Office personel (kepegawaian perkantoran)
- Office methods (metode perkantoran)
- Office equipment (perlengkapan perkantoran)
- Physical factor (faktor-faktor fisik dalam kantor)
- Office costs (biaya perkantoran)
- Office policies (haluan atau kebijakan perkantoran)
Sedangkan dalam cakupan bidang kerja manajemen perkantoran, menurut Charles O Libbey meliputi :
- Office space (ruang perkantoran)
- Communications (komunikasi)
- Office personnel (kepegawaian kantor)
- Furniture and equipment (perabotan danperlengkapan kantor)
- Appliance and machine (peralatan dan mesin)
- Supplies and stationery (perbekalan dan alat tulis)
- Methods (metode)
- Records (tata warkat)
- Executive controls (kontrol pejabat pimpinan)
Karakteristik Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran adalah suatu rangkaian kegiatan berupa merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi, melakukan control, serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan kantor atau pekerjaan ketatausahaan. Untuk lebih memahami apa saja karakteristik administrasi perkantoran, berikut akan dijelaskan tentang karakteristik/ciri-ciri administrasi perkantoran secara lengkap:
a) Bersifat pelayanan (Service)
Atau bisa diartikan bahwa pekerjaan kantor umumnya merupakan bagian dari pelayanan dan support untuk kegiatan organisasi.
b) Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor berdampak pada unit-unit lain yang selalu hadir dan dilaksankan disetiap organisasi.
c) Hasil akhirnya berupa informasi
Informasi berupa keterangan-keterangan yang berisi data valid yang dapat dipercaya dalam kepentingan pihak tertentu. Adapun pihak-pihak yang memiliki kepentingan terhadap informasi yang berada di kantor lain yaitu; pimpinan, pemegang saham, pemerintah, masyarakat, dan karyawan organisasi dsb.
d) Bersifat memudahkan
Pekerjaan kantor manjadi alat katalisator yang memiliki bermacam-macam kegiatan dari setiap perusahaan dipersatukan.
e) Bersifat pengetikan dan penghitungan
Susunan perkerjaan kantor lebih banyak yang terdiri dari pekerjaan mengetik
f) Dilakukan oleh semua pihak
Pekerjaan kantor tidak hanya dikerjakan oleh satu bagian saja, melainkan dikerjakan dalam tiap bagian dalam perusahaan.
Tugas Pokok Administrasi Perkantoran
Secara garis besar, tugas pokok dari administrasi perkantoran ini meliputi; membuat entri data perusahaan, menerima panggilan telephone, melakukan arsip data, membuat agenda kantor, memeriksa pesanan, dsb.
Menurut Millis Geoffrey tugas pokok administrasi perkantoran adalah:
- Duplicating (menggandakan)
- Mailing (mengirim surat)
- Typing (mengetik)
- Calculating (menghitung)
- filing (menyimpan warkat/arsip)
- Telephoning (menelepon)
- Checking (memeriksa)
- dan kegiatan lain.
Tugas Administrasi Perkantoran ini sangat penting, itu artinya keberadaan administrator di kantor juga sangat vital. Keahlian dibidang administrasi sangat dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan ini.
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Secara teknis, ruang lingkup dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.
Berikut ini adalah Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran selengkapnya:
1. Aktivitas Kantor
Beberapa aktivitas kantor yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi perkantoran diantaranya:
Perencanaan Perkantoran (office planning)
Perencanaan perkantoran ini meliputi; perencanaan gedung, tata ruang kantor, penerangan/cahaya, ventilasi, perlengkapan peralatan dan perabotan kantor, metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor, anggaran (budgeting) perkantoran, standar kualitas kerja, sistem informasi dan telekomunikasi.
Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
Pengorganisasian Perkantoran ini meliputi; pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan, pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan, penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.
Pengarahan Perkantoran (office actuating)
Pengarahan Perkantoran ini meliputi; penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan, penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan, pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan, penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi, perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar, dan penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.
Pengawasan Perkantoran (office controlling)
Pengawasan Perkantoran ini meliputi; penggunaan peralatan dan perabot kantor, metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor, kualitas pekerjaan kantor, pelayanan kantor, waktu, dan biaya perkantoran
2. Sarana/ Fasilitas Kerja Perkantoran
Beberapa sarana/ fasilitas yang termasuk di dalam ruang lingkup administrasi perkantoran adalah:
Lokasi kantor
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor; faktor keamanan, faktor lingkungan, dan juga faktor harga.
Gedung
Faktor yang perlu diperhatikan; menjamin keamanan dan kesehatan karyawan, memiliki fasilitas yang memadai, dan harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)
Peralatan
Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll
Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya
Interior
Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor
Mesin-Mesin Kantor
Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.
Link artikel penting yang berkaitan dengan manajemen administrasi perkantoran
Dibawah ini terdapat beberapa link materi yang relevan dengan manajemen administrasi perkantoran, silahkan dibaca dan dipahami isi materi didalamnya:
Kesimpulan
Berdasarkan pengertian manajemen administrasi perkantoran diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran merupakan aktifitas penting dalam mengelola data dan informasi kantor untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, serta mengawasi kinerja dari perkantoran agar mencapai tujuan dan target yang dituju.
Dengan demikian, administrasi perkantoran sangat diperlukan baik oleh instansi maupun perusahaan agar seluruh kegiatan dapat berjalan dengan baik.